Iemand verstuurt mails in naam van mijn zaak
Een klant belt op over een factuur die jij nooit verstuurd hebt, met een rekeningnummer dat niet het jouwe is. Of je krijgt zelf een mail die van je eigen adres lijkt te komen. Dat is geen inbraak in je mailbox — het is iets vervelenders, en het is verrassend eenvoudig.
Er is niets gehackt
In het gewone mailverkeer mag een verzender zelf invullen van wie een bericht komt, ongeveer zoals je op een enveloppe elke afzender kunt schrijven die je wil. Er wordt standaard niets gecontroleerd. Iemand heeft dus niet je wachtwoord nodig om een mail te sturen die van jou lijkt te komen.
Dat betekent ook dat je wachtwoord veranderen niets oplost. Het probleem zit niet in je mailbox.
Waarom oplichters het op kleine zaken gemunt hebben
Een nagemaakte factuur van een bedrijf dat de klant kent, wordt veel vaker betaald dan een willekeurige spammail. Aannemers, garages en zorgpraktijken zijn daarom populaire doelwitten: er staan bedragen tegenover die een klant niet vreemd vindt.
De schade is dubbel. Je klant is zijn geld kwijt, en jij mag uitleggen dat jij het niet was.
Hoe je het wél stopt
Je kunt vastleggen wie er namens jouw domein mag versturen, en de rest laten weigeren. Dat gebeurt in drie stappen, en die laatste stap is waar het bij bijna iedereen blijft steken.
- Leg vast welke diensten namens jou mogen versturen, en onderteken je mails digitaal.
- Zet een regel klaar die zegt wat ontvangers met de rest moeten doen — eerst in meekijkstand.
- Zet die regel daarna op weigeren. Pas dán wordt valse mail effectief tegengehouden.
Waarom die laatste stap zo vaak ontbreekt
De meeste bedrijven zetten de regel op meekijken en laten hem daar jarenlang staan. Begrijpelijk: durf jij op weigeren te zetten als je niet zeker weet of je boekhoudpakket, je webshop en je nieuwsbriefdienst wel correct verzenden? Eén verkeerde inschatting en je eigen facturen komen niet meer aan.
Het antwoord daarop zijn de rapporten die ontvangers je terugsturen. Die vertellen precies welke diensten er namens jou versturen en welke daarbij falen. Zonder die informatie is de laatste stap gokken; mét die informatie is het een beslissing.
Wil je weten hoe ver jouw domein al staat? Vul je domeinnaam in bij de gratis controle onderaan deze pagina — je ziet meteen in gewone taal of iemand vandaag mail in jouw naam kan versturen, zonder account.
Veelgestelde vragen
Kan ik zien wie het doet?
Meestal niet wie, wel vanwaar. De rapporten van ontvangers tonen de IP-adressen die namens jou verstuurd hebben en of ze de controles doorstonden. Dat is genoeg om echte diensten van misbruik te onderscheiden.
Moet ik aangifte doen?
Bij effectieve oplichting van een klant: ja, dat kan bij de politie. Maar het technische stuk lost dat niet op — zonder de juiste instellingen kan het morgen opnieuw.