Mijn mail komt in spam bij Gmail of Outlook

Soms komt je mail overal netjes aan, behalve bij klanten op Gmail of Outlook. Dat is geen toeval: net die twee zijn sinds 2024 het strengst geworden. De oorzaak ligt bijna altijd in de instellingen van je domeinnaam, niet in wat je schrijft.

Waarom juist deze twee

Google (Gmail, Google Workspace) en Microsoft (Outlook, Hotmail, Microsoft 365) verwerken samen het leeuwendeel van alle zakelijke mail. Ze controleren voor elke inkomende mail of de afzender bewijsbaar in orde is, en zetten hem anders in spam. Kleinere providers zijn daar vaak soepeler in — vandaar dat het net bij deze twee misloopt.

Wat je nodig hebt, staat los van de provider en is voor beide hetzelfde: de drie afspraken die bewijzen dat je mail van jou komt. Elk van die drie leggen we apart uit — wat een verzendlijst is, wat een digitale handtekening is en wat een DMARC-regel doet.

Specifiek voor Gmail

Google kijkt streng naar je DMARC-regel: staat die er niet, dan wordt mail sneller als verdacht behandeld. Verstuur je grotere hoeveelheden, dan verwacht Google bovendien een lage klachtenlimiet — te veel mensen die op 'spam' klikken, en je reputatie zakt.

Google biedt een eigen dashboard (Postmaster Tools) waar je je reputatie kunt volgen. Dat is nuttig als aanvulling, maar begin bij de basis: staan je drie instellingen goed, dan is het grootste deel al opgelost.

Specifiek voor Outlook en Microsoft 365

Microsoft weegt zwaar door op je verzendlijst en op de reputatie van het IP-adres waarvandaan je verstuurt. Zit je op een gedeeld adres van je hostingpartij dat door iemand anders misbruikt is, dan kan dat je mail meesleuren — ook al staan jouw instellingen perfect.

Ook hier geldt: eerst de drie afspraken op orde, dan pas verder zoeken. De meeste problemen bij Outlook verdwijnen zodra je verzendlijst en je handtekening kloppen.

Wat je nu kunt doen

Vul je domeinnaam in bij de gratis controle onderaan deze pagina. Je ziet in gewone taal of je verzendlijst, je handtekening en je DMARC-regel goed staan — precies de instellingen waar Gmail en Outlook naar kijken, zonder account.

Wil je het bredere verhaal over waarom mail in spam belandt, ook bij andere providers? Dat staat op onze algemene pagina, samen met de uitleg per instelling.

Veelgestelde vragen

Mijn mail komt bij de ene klant wél en bij de andere niet aan. Hoe kan dat?

Meestal omdat die klanten bij verschillende providers zitten. Gmail en Outlook zijn strenger dan veel kleinere partijen, dus dezelfde mail kan bij de een doorkomen en bij de ander in spam belanden. De oorzaak ligt bij jouw instellingen, niet bij de klant.

Helpt het om mijn klant te vragen mij als contact toe te voegen?

Tijdelijk en voor die ene klant, ja. Maar het is een pleister: zodra je een nieuwe klant op Gmail of Outlook mailt, begint het opnieuw. De structurele oplossing zijn de drie instellingen.